SISTEM INFORMASI MANAJEMEN: Pengantar Sistem Informasi

Screenshot_20191116-093859_Poster Maker (1).jpg

Pada artikel kali ini saya akan mendiskusikan materi “Pengantar Sistem Informasi”. Saya biasanya mendongeng dengan materi ini pada Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen.

PERTAMA, Saya menunjukkan sebuah gambar kamera. Kamera tersebut menangkap gambar suatu objek dan merekam bayangan hasil proyeksinya pada suatu plat film. Setelah saya menunjukkan kepada mahasiswa, kemudian saya bertanya. Coba pahami dengan seksama, tebaklah kira-kira apa satu kata yang mewakili gambar yang saya tunjukkan ini. Serentak satu kelas menjawab: KAMERAAAAAA!!!. Jelas saya tertawa terbahak-bahak karena bukan itu jawaban yang sebenarnya (walaupun memang jebakan yang saya harapkan *hehehe). Kemudian mulai saya berikan petunjuk-petunjuk. Coba perhatikan di sana ada suatu objek yang “masuk” (input) dalam suatu cara kerja yang terstruktur yang diciptakan untuk merekem objek tersebut dalam suatu hasil keluaran (output). Biasanya mereka (baca:Mahasiswa) mulai berwajah agak serius sampai sok serius. Hahaha inilah momen-momen paling menyenangkan saat mengajar. Setelah puas melihat wajah penasaran dan hasil tebakan mereka yang mulai ngawur, baru kemudian saya “next slide” dan menyampaikan pengertian atau definisi sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Penyampaian definisi tersebut seraya saya meminta mereka membayangkan apalagi hal di luar sana yang termasuk dalam definisi sistem tersebut. Diskusi akan mengarah pada contoh-contoh sistem seperti sistem tata surya, sistem kerja di kantor, sistem pembayaran SPP dan lain sebagainya.

KEDUA, Setelah mereka benar-benar mamahami (bukan menghafal) apa itu sistem, selanjutnya saya akan menjelaskan bahwa sistem dapat di klasifikasikan. Namun diawal saya akan memberikan penekanan bahwa klasifikasi ini hanya bertujuan untuk memperdalam pemahaman. Suatu sistem misalnya sistem kamera bisa saja masuk klasifikasi A dan klasifikasi B. Sistem tata surya mungkin hanya masuk di klasifikasi A saja. Sekali lagi saya akan menegaskan bahwa pengklasifikasian bertujuan untuk memperluas wawasan mereka saja. Setelah mereka paham niat saya dalam menjelaskan, kemudian saya akan menceritakan 8 klasifikasi sistem beserta contohnya yang menurut saya penting untuk mereka ketahui.

KETIGA, Muncul sebuah gambar tabel yang terdiri dari beberapa kolom dan berisikan barisan tulisan dan angka-angka. Kembali saya menantang mereka semua untuk menebak apa kira-kira yang ingin saya sampaikan pada gambar tersebut. Sebutkan satu kata yang mewakili gambar ini ! Perintah saya. Kelas kembali riuh dengan vibrasi yang menyenangkan. Ada yang menebak “tabel” yang lain mengejek tebakan temannya. Ada yang menyebutkan “data”. Nah tebakan ini menarik perhatian saya. Saya mencari sumber suara tersebut dan menanyakan kalau memang gambar ini data, kira-kira data apa ya namanya? Hmmmmm .. data penjualan Pak ! sahut teman disebelahnya. Kemudian saya lirik Mahasiswa lainnya mengisyaratkan wajah yang setuju dengan pernyataan tersebut. Masak sih ini data penjualan? Pertanyaan retorik saya. Bukannya ini laporan penjualan. Protes saya. Data itu apa sih? Data penjualan itu apa? Bukannya setiap terjadi penjualan di Kasir dan dicatat itu disebut data penjualan. Terus gambar ini apa? Ini laporan penjualan kan! Tegas saya. Laporan ini dihasilkan dari pengolahan data penjualan. Inilah yang disebut dengan INFORMASI. Kemudian saya akan “next slide” dan menjelaskan definisi informasi menurut Gordon B. Davis. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.

KEEMPAT, Saya akan memperdalam pemahaman Mahasiswa tentang fungsi dari informasi. Ketika pelanggan selesai bertransaksi akan dihasilkan suatu nota penjualan yang mencatat produk hasil penjualan. Nota penjualan tersebut adalah data penjualan. Data tersebut mungkin dikumpulkan dan ditumpuk selama satu bulan. Tapi apakah manajer penjualan bisa mengambil keputusan dari tumpukan nota tersebut? Hampir bisa dipastikan tidak bisa. Nota penjualan tersebut harus diolah terlebih dahulu berdasarkan kebutuhan akan informasi yang diinginkan. Fungsi dari informasi adalah mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan. Fungsi lainnya adalah menggambarkan keadaan sebenarnya dari sesuatu hal.

KELIMA, Pendekatan sistem informasi akan saya jelaskan dengan menggunakan analogi transformasi data. Analogi ini saya dapatkan dari dosen saya terdahulu dan sedikit dimodifikasi. Syukurnya ternyata cukup mumpuni dalam menjelaskan transformasi data, informasi dan pengetahuan. Awalnya saya akan menunjukkan suatu piramida. Pada piramida tersebut, data ada di bagian paling bawah kemudian diikuti informasi di atasnya dan pengetahuan di piramida puncak. Studi kasus yang saya gunakan adalah Toko Coklat. Saya akan mulai menunjukkan sebuah tabel dengan judul “Penjualan Coklat di Toko”. Kembali saya bermain tebak-tebakan meminta mereka menyebutkan apa tabel tersebut. Saya tidak menyimpulkan dan membiarkan mereka berdiskusi secara liar. “Next slide” saya menunjukkan grafik dengan judul “Jumlah Penjualan Seluruh Toko”. Biasanya mahasiswa mulai bisa menebak arah diskusi yang saya inginkan. “Next slide” saya memunculkan gambar kepala manusia berisi awan ditengahnya dengan narasi: dilakukan interpretasi dan analisis terhadap data yang dikumpulkan dari seluruh toko dan laporan-laporan (informasi) yang dihasilkan. Blarrrrrrrr ! Mahasiswa akan semakin kebingungan dan memang itu yang saya harapkan. Karena menurut saya, ketika Mahasiswa bingung menunjukkan mereka sedang berpikir. “Next slide” dan saya menjelaskan secara perlahan-lahan penjualan coklat yang mereka lihat diawal adalah data. Data itu merupakan kumpulan fakta yang dicatat dan masih sangat mentah. Kemudian ketika diolah akan menjadi informasi yang memiliki arti yang menggambarkan suatu keadaan dengan relatif cukup jelas. Terakhir akan bertransformasi kembali dalam bentuk kontekstual, relevan dan informasi yang ditindaklanjuti akan menjadi suatu pengetahuan. Hubungan antara data, informasi dan pengetahuan adalah hubungan “transformasi”. Jika mengacu pada KBBI, transformasi dapat diartikan perubahan rupa (bentuk, sifat, fungsi dan sebagainya). Dalam sistem informasi, perubahan positif tersebut akan menuju satu tujuan yaitu untuk pengambilan keputusan.

KEENAM, Saya akan memberikan pengetahuan tambahan mengenai perkembangan sistem informasi, aktivitas sistem informasi dan komponen sistem informasi. Pada perkembangan sistem informasi, saya menyampaikan sebuah gambar yang memperlihatkan perkembangannya dari era 1950an sampai 2005. Era tersebut seringkali dinilai sebagai era awal yang menjadi dasar perkembangan sistem informasi. Selanjutnya aktifitas yang menjadi “roh” dari semua sistem informasi akan dijelaskan. Aktifitas tersebut dimulai dari adanya input (masukan) yang akan diproses. Proses tersebut akan menghasilkan output (keluaran). Output yang dihasilkan haruslah mencapai tujuan kenapa sistem informasi tersebut diciptakan. Maka untuk mengevaluasi suatu sistem informasi, cukup dilihat tingkat ketercapaian tujuan dan akan menjadi umpan balik dalam memperbaiki input yang ada. Dalam proses itu sendiri akan terdapat dua komponen yaitu kendala dan kontrol. Terakhir, komponen umum dari sistem informasi akan disampaikan. Tentunya akan terdapat komponen input dan output. Selanjutnya komponen teknologi yang akan mempengaruhi atau meliputi model sistem informasi yang akan diciptakan. Dalam suatu sistem informasi, tentunya tidak akan terlepas dari basis data dan komponen kontrol di dalamnya.

KETUJUH, Ini adalah hal terakhir yang akan saya sampaikan. Manajer dalam suatu perusahaan yang terdapat sistem informasi akan menjadi “Brainware” kunci yang menentukan arah dari sistem informasi. Manajer akan mengelola sumber daya fisik dan konseptual. Diantaranya adalah manusia (personel), materi (material), mesin (machine), uang (money) dan informasi (information & data). Dimana informasi menjadi satu-satunya sumber daya konseptual yang harus dikelola manajer. Hal tersebutlah yang membuat seorang manajer membutuhkan sistem informasi. Manajer harus memastikan bahwa data mentah yang dihasilkan dari proses bisnisnya dapat terkumpul, sehingga dapat diproses menjadi informasi yang berguna. Manajer pun harus memastikan hanya orang yang layak (berhak) akan menerima informasi dalam bentuk yang tepat. Hal tersebut agar supaya informasi tersebut dapat dimanfaatkan, dalam pengambilan keputusan misalnya. Berikutnya, manajer akan “membuang” informasi yang tidak berguna dan akan memproses kembali agar mendapatkan informasi yang mutakhir dan akurat. Posisi manajer pada setiap level dan setiap departemen dalam suatu perusahaan atau organisasi saya sampaikan dalam sebuah gambar. Hal terakhir, saya akan memberi penekanan bahwa fungsi manajer tersebut akan disesuaikan pada level apa manajer itu berada (operasional, manajemen, atau strategis). Hal tersebut akan menentukan proporsi fungsi manajemen yang akan dilakukan diantaranya perencanaan (plan), pengorganisasian (organize), penyusunan staf (staff), pengarahan (direct) dan pengendalian (control).

MATERI INI BERTUJUAN UNTUK EDUKASI. KONTEN MATERI DIAMBIL DARI BERBAGAI REFERENSI DAN PENGALAMAN SEBAGAI DOSEN SEKALIGUS PRAKTISI. SEBAGIAN BESAR GAMBAR DIAMBIL DARI PENCARIAN PADA SITUS WEB GOOGLE YANG TIDAK BERLISENSI. MATERI DAPAT DIUNDUH PADA LAMAN: http://bit.ly/pengantarsi

Posted in Mata Kuliah on May 24, 2020